Nghị định 309/2026/NĐ-CP: Bước tiến mới trong cải cách thủ tục hành chính và xây dựng nền hành chính số lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP tiếp tục hoàn thiện thể chế theo hướng xây dựng nền hành chính số hiện đại, phục vụ, không phụ thuộc địa giới hành chính và lấy dữ liệu làm nền tảng trên cơ sở nền móng tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và Nghị định số 367/2025/NĐ-CP. Nghị định gồm 16 điều, sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng liên quan đến tổ chức Bộ phận Một cửa, Trung tâm Phục vụ hành chính công, Cổng Dịch vụ công quốc gia, quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính và trách nhiệm của các bộ, ngành, địa phương.

Thể chế hóa nguyên tắc "không yêu cầu người dân khai lại thông tin Nhà nước đã có"

Một trong những điểm mới quan trọng nhất của Nghị định là bổ sung nguyên tắc bắt buộc cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành để thay thế thành phần hồ sơ.

Theo đó, cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính không được yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp lại các giấy tờ mà thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ hợp pháp. Chỉ trong trường hợp hệ thống gặp sự cố, thảm họa, hoặc thông tin, dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác mới được yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết theo quy định.

Quy định này đánh dấu sự chuyển biến từ tư duy "quản lý bằng hồ sơ giấy" sang "quản lý bằng dữ liệu", giảm đáng kể chi phí tuân thủ cho người dân và doanh nghiệp.

Mở rộng tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính trên phạm vi toàn quốc

Một trong những nội dung được kỳ vọng tạo tác động lớn nhất là bổ sung quy định cho phép Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và cấp xã tiếp nhận thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính trong phạm vi toàn quốc đối với những thủ tục đáp ứng điều kiện về số hóa hồ sơ, xác thực điện tử và liên thông dữ liệu.

Đây là bước phát triển tiếp theo của chủ trương "người dân làm thủ tục ở bất kỳ đâu", từng bước xóa bỏ rào cản hành chính giữa các địa phương.

Lần đầu tiên đưa Ki-ốt thông minh vào hệ thống cung cấp dịch vụ công

Một nội dung hoàn toàn mới so với cả Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và Nghị định số 367/2025/NĐ-CP là việc chính thức quy định "Ki-ốt thông minh" trong văn bản quy phạm pháp luật.

Theo Nghị định, Ki-ốt thông minh là thiết bị đầu cuối kết nối trực tiếp với Cổng Dịch vụ công quốc gia và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, cho phép người dân tự tra cứu thông tin, xác thực định danh điện tử, nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả tự động.

Đồng thời, Chính phủ khuyến khích triển khai  Ki-ốt thông minh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, Bộ phận Một cửa, Điểm tiếp nhận và trả kết quả; thậm chí có thể đặt tại nhà văn hóa, bưu điện và các khu vực công cộng nhằm mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công của người dân.

Quy định "Ki-ốt thông minh" là bước tiến quan trọng trong việc đa dạng hóa phương thức cung cấp dịch vụ công, giảm áp lực cho quầy giao dịch truyền thống.

Hoàn thiện quy trình tiếp nhận hồ sơ bằng định danh điện tử

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP bổ sung cơ chế tiếp nhận hồ sơ qua  Ki-ốt thông minh với việc sử dụng VNeID hoặc thiết bị đọc thẻ Căn cước để xác thực danh tính, thay thế việc kiểm tra giấy tờ thủ công.

Quy định này góp phần chuẩn hóa quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử, giảm thời gian giao dịch và hạn chế sai sót trong xác minh thông tin.

Đồng thời, Nghị định tiếp tục khẳng định nguyên tắc công chức chỉ được yêu cầu bổ sung hồ sơ một lần, nhưng làm rõ hơn trường hợp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ hoặc không chính xác.

Mở rộng mô hình Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP cũng tạo thêm cơ chế linh hoạt cho các đô thị lớn tổ chức mô hình Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp. Theo đó, căn cứ đặc thù dân cư, hạ tầng số và mức độ chuyển đổi số, Hội đồng nhân dân thành phố ngoài việc quyết định thành lập Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố có thể thành lập các Chi nhánh và Điểm tiếp nhận trực thuộc để phục vụ người dân.

So với quy định trước đây, Chính phủ cho phép bổ sung mô hình Điểm tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh tại các thành phố để tạo điều kiện mở rộng khả năng tiếp cận dịch vụ công của người dân, doanh nghiệp, tạo thuận lợi cho người dân doanh nghiệp trong việc nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Bảo đảm hoạt động liên tục của Bộ phận Một cửa

Một điểm mới mang tính quản trị là quy định cụ thể trách nhiệm bố trí nhân sự dự phòng tại Bộ phận Một cửa.

Theo đó, cơ quan cử cán bộ đến làm việc phải có phương án thay thế khi cán bộ nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, đi học hoặc đi công tác; đồng thời, phải thay thế cán bộ có mức độ hài lòng thấp hoặc không hoàn thành nhiệm vụ theo đề nghị của người đứng đầu Bộ phận Một cửa.

Quy định này hướng tới mục tiêu bảo đảm việc tiếp nhận và trả kết quả không bị gián đoạn, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ.

Đẩy mạnh tái cấu trúc quy trình và cung cấp dịch vụ công tập trung

Một thay đổi đáng chú ý khác là giao Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp và Bộ Khoa học và Công nghệ tổ chức tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính, triển khai dịch vụ công trực tuyến tập trung thông qua Nền tảng biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điều này cho thấy định hướng chuyển mạnh từ số hóa quy trình hiện hữu sang thiết kế lại toàn bộ quy trình trên môi trường số.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong cung cấp dịch vụ công

Lần đầu tiên, Nghị định đưa nội dung ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào quản lý và cung cấp dịch vụ công.

Theo đó, AI sẽ được sử dụng để hỗ trợ hướng dẫn người dân, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, phân tích dữ liệu, cảnh báo hồ sơ quá hạn, phát hiện bất thường và hỗ trợ điều hành. Tuy nhiên, Nghị định cũng khẳng định rõ AI chỉ mang tính chất hỗ trợ, không thay thế quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền.

Đây là quy định vừa tạo điều kiện thúc đẩy đổi mới sáng tạo, vừa bảo đảm nguyên tắc trách nhiệm pháp lý trong hoạt động hành chính.

Làm rõ hơn vai trò của Bộ Tư pháp và Bộ Công an

Nghị định số 309/2026/NĐ-CP tiếp tục hoàn thiện cơ chế phân công trách nhiệm giữa hai cơ quan đầu mối.

Theo đó, Bộ Công an chịu trách nhiệm quy định việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cổng Dịch vụ công quốc gia với các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và chủ trì tái cấu trúc quy trình dịch vụ công trực tuyến; trong khi Bộ Tư pháp tiếp tục thực hiện chức năng theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, chuẩn hóa quy trình, đánh giá chất lượng phục vụ và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Sự phân công này góp phần phân định rõ giữa quản lý hạ tầng số và quản lý thể chế, nghiệp vụ cải cách thủ tục hành chính.

Tạo nền tảng cho nền hành chính số thế hệ mới

Có thể thấy, nếu Nghị định số 118/2025/NĐ-CP đặt nền móng cho mô hình một cửa trong bối cảnh tổ chức chính quyền địa phương mới và Nghị định số 367/2025/NĐ-CP điều chỉnh việc quản lý Cổng Dịch vụ công quốc gia sau khi chuyển giao sang Bộ Công an, thì Nghị định số 309/2026/NĐ-CP đã mở ra giai đoạn phát triển mới của cải cách thủ tục hành chính.

Các quy định mới về khai thác dữ liệu thay thế hồ sơ giấy, tiếp nhận thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính, triển khai Kiosk thông minh, ứng dụng trí tuệ nhân tạo, tái cấu trúc quy trình điện tử và mở rộng mô hình Trung tâm Phục vụ hành chính công một cấp đều hướng đến mục tiêu xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, Nghị định số 309/2026/NĐ-CP không chỉ là văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi các nội dung mang tính kỹ thuật mà còn là bước hoàn thiện quan trọng về thể chế, tạo nền tảng pháp lý cho việc hình thành hệ sinh thái dịch vụ công số thống nhất trên phạm vi toàn quốc./.